Kontakt zur KI-Telefonassistenz am Bodensee

1. Verantwortlicher

Joschua Benz

Bodensee Telefonassistenz

Johanniterweg 13, 88662 Überlingen

Telefon: +49 7551 8453991

E-Mail: Info@bodensee-telefonassistenz.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website sowie im Zusammenhang mit telefonischen und elektronischen Anfragen.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Informationen, um die Seite auszuliefern und die Stabilität sowie Sicherheit des Angebots zu gewährleisten. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem und Gerätetyp

Zwecke: technische Bereitstellung der Website, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Gewährleistung eines stabilen Betriebs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Berechtigtes Interesse: sicheres, funktionsfähiges und wirtschaftlich tragfähiges Bereitstellen dieses Online-Angebots.

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern: Netlify als Hosting-Anbieter sowie gegebenenfalls weitere technische Dienstleister, die mit dem Betrieb der Website beauftragt sind.

Speicherdauer: Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist; maßgeblich sind die technischen und sicherheitsbezogenen Erfordernisse des eingesetzten Hostings.

4. Cookies, Tracking und externe Einbindungen

Nach aktuellem Stand setzt diese Website keine nicht technisch erforderlichen Cookies, kein externes Tracking, keine Analyse-Tools und keine extern nachgeladenen Webfonts ein. Schriftarten und Medien werden lokal eingebunden. Sollte das Angebot später um weitere Dienste erweitert werden, ist diese Datenschutzerklärung vor dem Livegang entsprechend anzupassen.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und per Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage sowie Datum und Uhrzeit der Kontaktaufnahme gehören. Für die technische Bereitstellung des E-Mail-Verkehrs wird IONOS eingesetzt.

Zwecke: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation mit Ihnen, Vertragsanbahnung und Rückmeldung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Berechtigtes Interesse: effiziente und nachvollziehbare Bearbeitung eingehender Anfragen.

Speicherdauer: bis zum Abschluss der Anfrage, anschließend nur noch, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweisinteressen bestehen.

6. Audio-Preview auf der Website

Die auf der Website eingebundene Audio-Vorschau wird lokal vom gleichen Webserver bereitgestellt. Beim Abspielen der Hörprobe werden keine zusätzlichen externen Drittanbieter nachgeladen. Es gelten insoweit die allgemeinen technischen Zugriffsdaten gemäß Ziffer 3.

7. Transparenzhinweis zur digitalen Telefonassistenz

Anrufer werden zu Beginn jedes Telefongesprächs transparent darüber informiert, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen und dass ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet werden.

8. Verarbeitung personenbezogener Daten bei Telefonanrufen

Wenn Sie unsere Telefonnummer anrufen oder im Rahmen eines Tests bzw. einer Anfrage mit dem digitalen Assistenten sprechen, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Rufnummer des Anrufenden
• Name und Kontaktdaten, soweit angegeben
• Gesprächsinhalte und sonstige freiwillig mitgeteilte Angaben
• Datum, Uhrzeit und Gesprächsdauer
• gegebenenfalls technische Metadaten zur Gesprächsverarbeitung

Zwecke: Entgegennahme, Strukturierung, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen sowie Dokumentation der Kontaktaufnahme. Soweit erforderlich, können Anfragedaten zur internen Organisation und Nachverfolgung auch strukturiert in Google Sheets erfasst oder verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Berechtigtes Interesse: zuverlässige Erreichbarkeit, effiziente Bearbeitung von Anfragen und geordnete Weiterleitung der übermittelten Informationen.

Bitte übermitteln Sie über die allgemeine Kontakt- oder Testnummer möglichst keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist.

9. Dienstleister, Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer

Zur Bereitstellung der Website und der digitalen Telefonassistenz werden externe technische Dienstleister eingesetzt. Dazu gehören insbesondere Netlify für das Hosting der Website, IONOS für die technische Bereitstellung der E-Mail-Kommunikation, Google Sheets bzw. Google Workspace für die strukturierte Organisation einzelner Anfragedaten sowie folgende Anbieter für die Telefon- und KI-Infrastruktur:

• Retell AI für die KI-Sprachassistenz und Gesprächsverarbeitung in Echtzeit
• Twilio Inc. für die Telefonie-Infrastruktur
• Make.com (Celonis SE) für Automatisierung und Weiterleitung per E-Mail
• OpenAI / ChatGPT für Sprachverarbeitung und strukturierte Zusammenfassungen
• Netlify für den Betrieb und die Auslieferung der Website
• IONOS für E-Mail-Kommunikation und Domainverwaltung
• Google Sheets / Google Workspace für strukturierte Erfassung, Organisation und interne Nachverfolgung von Anfragen

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab. Sofern einzelne Anbieter personenbezogene Daten in Drittländern, insbesondere in den USA, verarbeiten, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln oder sonstigen geeigneten Garantien, soweit anwendbar.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere:

• technische Erfordernisse beim Hosting und Betrieb der Website
• Bearbeitung und Abschluss Ihrer Anfrage
• vertragliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• Nachweis- und Verteidigungsinteressen bei rechtlichen Ansprüchen

Gesprächs- und Anfragedaten werden regelmäßig nur bis zum Abschluss der Bearbeitung gespeichert, bei telefonischen Anfragen grundsätzlich längstens 30 Tage, sofern nicht eine längere Speicherung im Einzelfall erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne bestimmte Angaben kann es jedoch sein, dass wir Ihre Anfrage nicht oder nicht vollständig bearbeiten können.

12. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach aktuellem Stand nicht statt.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an Info@bodensee-telefonassistenz.de.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Baden-Württemberg ist insbesondere:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Heilbronner Straße 35

70191 Stuttgart

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

15. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Vorgaben, technische Prozesse oder eingesetzte Dienstleister ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.